직장인의 시간을 빼앗는 일은 꼭 어려운 업무가 아닙니다.
오히려 매일 반복하지만 중요하지 않은 작은 작업이 시간을 갉아먹는 경우가 많습니다.
이번 글에서는 회사에서 챗GPT를 활용하여 업무시간을 줄이는 방법에 대해 소개해드릴 예정입니다.
1. 긴 메일에서 ‘내가 할 일’만 뽑기
메일을 읽고도 “그래서 내가 뭘 해야 하지?”라고 다시 읽는 시간을 줄이는 방법입니다.
실제로 이렇게 질문해보세요.
아래 메일에서 내가 직접 해야 하는 일만 찾아줘.
① 내가 답변해야 할 내용
② 내가 확인해야 할 내용
③ 상대방이 요청한 기한
④ 내가 추가로 물어봐야 할 내용으로 구분해줘. 메일에 없는 내용은 추측하지 마.
긴 메일을 처음부터 다시 읽지 않고 실행해야 할 내용만 빠르게 확인할 수 있습니다.
2. 엑셀 숫자를 일일이 확인하지 말고 ‘이상한 값’ 먼저 찾기
매출, 재고, 비용 등 숫자가 많은 자료는 눈으로 확인하는 데 시간이 오래 걸립니다.
개인정보나 회사 기밀을 제외하고 사용할 수 있는 데이터라면 챗GPT에 자료를 넣고 다음처럼 요청할 수 있습니다.
이 데이터에서 평소 패턴과 비교했을 때 눈에 띄는 값이나 이상한 부분을 찾아줘.
단순히 이상하다고 하지 말고 왜 확인이 필요한지 설명해줘.
내가 최종적으로 확인해야 할 행이나 항목을 우선순위대로 알려줘.
핵심은 챗GPT에게 숫자가 맞는지 최종 판단시키는 것이 아니라, 사람이 먼저 확인할 곳을 좁히는 것입니다.
수백 개의 숫자를 처음부터 보는 것보다 훨씬 효율적입니다.
3. 업무 시작 전에 ‘나중에 다시 할 가능성’을 찾아보기
업무를 빨리 하는 것보다 재작업을 하지 않는 것이 더 큰 시간 절약이 될 때가 많습니다.
새로운 업무를 받았을 때 바로 시작하지 말고 이렇게 질문해보세요.
이 업무를 처음 맡은 직원이라고 생각해줘.
일을 시작하기 전에 반드시 확인해야 할 사항을 알려줘.
특히 나중에 자료를 다시 만들거나 업무를 되돌리게 만드는 실수와 누락을 중심으로 알려줘.
예를 들어
- 최종 승인자가 누구인지
- 결과물 형식이 정해져 있는지
- 필요한 자료가 모두 있는지
- 마감일이 정확히 언제인지
- 다른 부서의 협조가 필요한지 등을 미리 확인할 수 있습니다.
“일단 시작하고 부족한 것을 나중에 채우는 방식”을 줄이는 데 활용하는 방법입니다.
4. 상사에게 보고하기 전에 ‘30초 설명’으로 바꿔보기
내가 한 일을 설명하려다 너무 길어지는 경우가 많습니다.
작성한 내용을 챗GPT에 넣고 이렇게 요청해보세요.
이 내용을 팀장에게 30초 안에 설명해야 한다고 생각해줘.
결론을 가장 먼저 말하고, 반드시 필요한 근거 2개만 남겨줘.
세부적인 설명은 제외해줘.
원문에 없는 내용은 추가하지 마.
그러면 긴 내용을 결론 → 이유 → 필요한 조치 정도로 압축할 수 있습니다.
특히 상사가 “그래서 결론이 뭔데?”라고 자주 묻는 업무라면 활용하기 좋습니다.
5. 발표 전에 ‘나를 곤란하게 만들 질문’ 10개 뽑기
발표 자료를 만든 사람이 가장 놓치기 쉬운 것이 자기가 너무 익숙해서 보이지 않는 문제입니다.
발표 자료를 준비한 뒤 이렇게 물어보세요.
이 자료를 처음 보는 팀장이나 동료의 입장에서 검토해줘.
회의에서 나올 가능성이 높은 질문 10개를 만들어줘.
특히 비용, 일정, 근거, 위험요소, 대안에 관한 질문을 우선해줘.
그다음 다시,
위 질문 중 내가 자료를 추가로 준비해야 답할 수 있는 질문만 골라줘. 라고 하면 됩니다.
단순히 발표 대본을 외우는 것보다 실제 회의에서 막힐 부분을 미리 찾는 데 훨씬 유용합니다.
6. 다른 사람에게 업무를 부탁하기 전에 ‘추가 질문’을 없애기
회사에서 시간을 많이 잡아먹는 것 중 하나가 업무 요청 후 이어지는 메시지입니다.
“언제까지인가요?”
“어느 부분을 보면 되나요?”
“결과물은 어떤 형태인가요?”
처음 요청할 때 빠진 정보가 있기 때문입니다.
업무 요청 문장을 챗GPT에 넣고 이렇게 질문해보세요.
내가 작성한 업무 요청을 보고 상대방이 추가로 물어볼 가능성이 높은 질문을 찾아줘.
목적, 해야 할 일, 마감일, 결과물 형태, 참고자료가 명확한지 확인해줘.
부족한 부분만 알려줘.
이렇게 확인한 뒤 직접 내용을 채우면 됩니다.
문장을 예쁘게 만드는 것이 목적이 아니라 한 번에 정확하게 전달해서 메시지를 여러 번 주고받는 시간을 줄이는 것입니다.
7. 퇴근 5분 전에 ‘내일 첫 번째로 할 일’ 만들기
개인적으로는 이 방법을 가장 추천합니다.
퇴근할 때 일이 완전히 끝나지 않은 것은 괜찮습니다. 문제는 내일 무엇부터 해야 할지 모르는 상태로 퇴근하는 것입니다.
퇴근 전에 오늘 한 일과 남은 일을 대충 적습니다.
예를 들어,
A업체 자료 확인 안 함
보고서 숫자 수정 필요
김대리에게 자료 요청해야 함
회의자료 아직 마무리 안 함
오후에 받은 메일 답변 필요
그리고 챗GPT에게:
위 내용을 내일 업무 시작 순서대로 정리해줘.
중요한 순서가 아니라 실제로 바로 시작할 수 있는 순서로 정리해줘.
각 업무마다 ‘첫 번째 행동’만 적어줘.
새로운 업무는 추가하지 마.
그러면
① 김대리에게 필요한 자료 요청 → ② 보고서 수정할 숫자 확인 → ③ A업체 자료 검토 → ④ 회의자료 마무리
처럼 다음 날 바로 움직일 수 있는 형태로 만들 수 있습니다.
이렇게 해두면 다음 날 출근해서 다시 “뭐부터 하지?”라고 생각하는 시간을 줄일 수 있습니다.
실제로 써보면 가장 효과적인 순서
처음부터 7가지를 전부 사용할 필요는 없습니다.
가장 간단한 것부터 시작한다면
- 긴 메일 → 내가 할 일만 추출
- 업무 시작 전 → 놓칠 부분 확인
- 발표 전 → 예상 질문 만들기
- 업무 요청 전 → 추가 질문 찾기
- 퇴근 전 → 내일 첫 행동 정리
이 5가지만 먼저 사용해도 좋습니다.
그리고 중요한 것은 “챗GPT로 업무를 대신한다”가 아니라 “내가 반복해서 하는 생각과 확인 작업을 줄인다”는 것입니다.
회사에서 시간을 줄이기 좋은 업무는 의외로 거창한 업무가 아닙니다.
매일 반복하는 확인·정리·검토·질문·재작업을 줄이는 것이 실제 체감 효과가 큽니다.