인터넷 쇼핑을 하다가 문제가 생겼거나, 예약을 변경해야 할 때 이메일을 보내야 하는 경우가 있습니다.
그런데 막상 이메일을 쓰려고 하면 생각보다 어렵습니다.
이번 글에서는 일상생활에서 실제로 사용할 수 있으면서 의외로 많은 사람들이 놓치는 이메일 실수를 소개해드릴 예정입니다.
1. 제목을 "문의드립니다"라고만 쓴다
가장 흔한 실수 중 하나입니다.
예를 들어 쇼핑몰에 문의하면서 제목을
"문의드립니다" 라고 적는 것입니다.
문제는 상대방이 제목만 보고 무슨 문의인지 알 수 없다는 것입니다.
문의가 많을수록 내 이메일이 뒤로 밀릴 가능성도 있습니다.
이렇게 바꿔보세요
❌ 문의드립니다
⭕ 주문번호 12345 / 상품 교환 문의
⭕ 8월 30일 예약 변경 문의
⭕ 결제 취소 가능 여부 문의
제목에는 최소한 무엇에 관한 문의인지 넣는 것이 좋습니다.
특히 주문번호, 예약일처럼 상대방이 바로 확인할 수 있는 정보가 있다면 제목에 함께 적어주는 것도 좋습니다.
제목은 길게 쓸 필요 없이 "무엇에 대한 이메일인지"만 알려주세요.
2. 하고 싶은 말을 너무 길게 설명한다
문제가 생기면 답답한 마음에 상황을 처음부터 끝까지 설명하게 됩니다.
예를 들어 상품이 잘못 배송됐을 때,
제가 며칠 전에 주문을 했는데 배송을 기다리고 있었는데요. 그런데 어제 물건을 받아보니 제가 생각했던 것과 달라서 확인해보니까 주문할 때는...
이렇게 길게 설명할 필요는 없습니다.
상대방이 가장 먼저 알아야 하는 것은 문제가 무엇이고 내가 원하는 것이 무엇인지입니다.
이렇게 써보세요
주문한 상품과 다른 제품이 배송되었습니다.
주문번호는 12345입니다.
교환 가능 여부와 교환 방법을 안내 부탁드립니다.
훨씬 간단하고 명확합니다.
필요한 설명이 있다면 그다음에 추가하면 됩니다.
해결법은 간단합니다.
문제 → 원하는 해결 방법 → 필요한 정보 순서로 작성하세요.
3. "안 되나요?"처럼 너무 애매하게 묻는다
예약이나 환불, 교환 등을 문의할 때
환불 안 되나요?
처럼 질문하는 경우가 있습니다.
하지만 이런 질문은 상대방이 다시 상황을 물어봐야 할 수 있습니다.
대신 내가 원하는 것을 구체적으로 적어보세요.
8월 30일 예약을 취소하고 싶은데 환불이 가능한지 궁금합니다.
또는
상품을 개봉하지 않은 상태인데 교환 가능한지 확인 부탁드립니다.
이렇게 쓰면 상대방도 바로 답변할 수 있습니다.
특히 "가능한가요?"라는 질문 뒤에 상황을 한 줄만 추가하는 습관을 들이면 좋습니다.
예를 들어,
일정 변경이 가능한가요?
기존 예약일은 9월 2일이고 9월 5일로 변경하고 싶습니다.
이 정도만 적어도 훨씬 정확한 답변을 받을 수 있습니다.
4. 상대방이 알아서 찾아줄 거라고 생각한다
이것도 의외로 많이 하는 실수입니다.
예를 들어 쇼핑몰에
제가 주문한 상품이 아직 안 왔는데 확인해주세요.
라고 보내는 것입니다.
상대방은 주문번호부터 다시 찾아야 합니다.
필요한 정보를 함께 보내세요
주문번호, 예약일, 상품명, 이름, 문의하려는 내용
모든 개인정보를 적으라는 뜻은 아닙니다.
상대방이 내 요청을 처리하는 데 필요한 최소한의 정보만 정확하게 전달하는 것이 중요합니다.
예를 들어,
주문번호 12345
상품명: 무선 이어폰
배송 예정일: 8월 20일
현재까지 상품을 받지 못했습니다.
현재 배송 상태를 확인 부탁드립니다.
이렇게 보내면 상대방도 훨씬 빠르게 확인할 수 있습니다.
5. 사진이나 파일을 보내면서 설명을 안 한다
사진을 첨부해야 하는 상황도 많습니다.
상품이 파손됐거나, 영수증을 보내거나, 오류 화면을 보여줘야 할 때입니다.
그런데 사진만 첨부하고
사진 첨부합니다.
라고 끝내는 경우가 있습니다.
사진을 받는 사람은 사진에서 무엇을 확인해야 하는지 모를 수 있습니다.
이렇게 적어보세요
첨부한 사진에서 제품 오른쪽 모서리의 파손 부분을 확인 부탁드립니다.
또는
첨부한 화면은 결제 과정에서 나타나는 오류 메시지입니다.
사진이 여러 장이라면
사진 1: 제품 전체
사진 2: 파손 부분
사진 3: 주문 내역
처럼 간단하게 설명하면 됩니다.
첨부파일을 보내는 목적을 한 줄로 설명하는 것만으로도 이메일이 훨씬 이해하기 쉬워집니다.
6. 원하는 것을 여러 개 적어놓고 우선순위를 정하지 않는다
문의하다 보면 궁금한 것이 여러 가지 생길 수 있습니다.
예를 들어 여행 숙소에 문의하면서
주차 가능한가요? 조식은 있나요? 체크인 시간은 어떻게 되나요? 늦게 도착해도 되나요? 방에 냉장고가 있나요?
이렇게 한꺼번에 적으면 상대방이 답변하기 번거로울 수 있습니다.
질문이 여러 개라면 번호를 붙이는 것만으로도 가독성이 크게 좋아집니다.
① 주차가 가능한가요?
② 늦은 시간 체크인이 가능한가요?
③ 조식 이용 시간이 어떻게 되나요?
이렇게 보내면 상대방도 질문별로 답하기 쉽습니다.
특히 가장 중요한 질문을 첫 번째에 배치하는 것도 좋은 방법입니다.
7. 답변을 기다리는 동안 같은 내용을 여러 번 보낸다
이메일을 보냈는데 답장이 없으면 불안해질 수 있습니다.
그래서 같은 내용을 다시 보내거나,
확인 부탁드립니다.
혹시 확인하셨을까요?
답변 부탁드립니다.
처럼 짧은 메일을 여러 번 보내기도 합니다.
하지만 이렇게 하면 오히려 어떤 메일에 답해야 하는지 혼란스러울 수 있습니다.
급하지 않다면 먼저 기존 이메일에 간단한 추가 메일 하나만 보내는 것이 좋습니다.
예를 들어,
안녕하세요.
이전에 문의드린 내용과 관련하여 아직 답변을 받지 못해 다시 연락드립니다.
확인 가능하실 때 답변 부탁드립니다.
감사합니다.
그리고 기존 이메일의 제목을 그대로 유지하면 상대방이 이전 내용을 찾기도 쉽습니다.
이메일 보내기 전 10초만 확인하세요
마지막으로 이메일을 보내기 전에 아래 4가지만 확인해보세요.
① 제목만 봐도 무슨 내용인지 알 수 있는가?
② 내가 겪은 문제가 무엇인지 한 문장으로 설명했는가?
③ 상대방이 확인할 정보가 빠지지 않았는가?
④ 내가 원하는 해결 방법을 적었는가?
이 네 가지만 확인해도 불필요하게 이메일을 여러 번 주고받는 일을 줄일 수 있습니다.
특히 중요한 것은 내 상황을 길게 설명하는 것보다 상대방이 무엇을 해주면 되는지를 명확하게 적는 것입니다.
좋은 이메일은 어려운 표현을 사용하는 이메일이 아닙니다.
받는 사람이 한 번 읽고 "아, 이걸 확인해서 답해주면 되는구나"라고 이해할 수 있는 이메일입니다.
다음에 쇼핑몰에 교환을 요청하거나, 예약을 변경하거나, 환불을 문의해야 한다면 길게 고민하지 마세요.
무슨 문제인지 → 필요한 정보는 무엇인지 → 무엇을 원하는지 이 세 가지만 순서대로 적어보세요.
생각보다 훨씬 간단하게 이메일을 작성할 수 있습니다.